Wie schreibt man eine Pressemitteilung?

Pressemitteilung schreiben: Anleitung, Aufbau & Tipps für erfolgreiche PR

Kurz und bündig: Thema und Kernbotschaft definieren – Fakten recherchieren – nach dem journalistischen Aufbau schreiben (Headline, Lead, Hauptteil, Boilerplate, Kontakt) – sachlich und präzise formulieren – Korrektur lesen – gezielt an passende Medien versenden.

Was ist eigentlich eine Pressemitteilung?

Pressemitteilungen gehören zu den wirksamsten Instrumenten der Öffentlichkeitsarbeit. Unternehmen, Organisationen und Institutionen nutzen sie, um Journalisten gezielt über Neuigkeiten zu informieren – sei es ein neues Produkt, eine Personalmeldung, eine Studie oder eine Veranstaltung. Eine gut geschriebene Pressemitteilung erhöht die Chance erheblich, dass Medien ein Thema aufgreifen. Das bedeutet mehr Reichweite, größere Glaubwürdigkeit und gesteigerte Aufmerksamkeit. Doch damit eine Meldung tatsächlich veröffentlicht wird, muss sie journalistischen Kriterien genügen.

Einführung: Was ist eine Pressemitteilung – und warum ist sie so wichtig?

Eine Pressemitteilung ist kein Werbetext. Sie ist eine Nachricht – sachlich, strukturiert und so aufbereitet, dass Journalisten sie direkt in ihre Berichterstattung übernehmen können. Dieser Unterschied klingt simpel, wird in der Praxis aber erstaunlich oft ignoriert.

Was viele Unternehmen unterschätzen: Redaktionen entscheiden innerhalb von Sekunden, ob eine Pressemitteilung relevant ist oder im Papierkorb landet. Der erste Absatz ist alles. Wer dort nicht sofort auf den Punkt kommt, verliert die Aufmerksamkeit des Journalisten.

Gut gemachte Pressemitteilungen helfen Unternehmen oder anderen Institutionen, ihre Bekanntheit in relevanten Medien zu steigern, wichtige Informationen glaubwürdig zu verbreiten und langfristig Vertrauen bei Stakeholdern wie Kunden, Investoren und Partnern aufzubauen. Der Schlüssel liegt dabei stets in Relevanz, Klarheit und dem richtigen Timing.

Pressemitteilung verfassen: Wie findet man die richtigen Informationen?

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, müssen alle relevanten Informationen vorliegen. Journalisten übernehmen Inhalte aus Pressemitteilungen oft direkt. Deshalb müssen Fakten, Zahlen und Zitate absolut korrekt und nachvollziehbar sein. Ein einziger sachlicher Fehler kann das Vertrauen einer Redaktion dauerhaft beschädigen. Typische Quellen für eine solide Recherche sind interne Unternehmensbriefings und Interviews mit der Geschäftsführung, Studien und Marktanalysen sowie Pressearchive zu ähnlichen Themen. Besonders wertvoll ist dabei ein aussagekräftiges Originalzitat einer führenden Persönlichkeit aus dem Unternehmen. Es verleiht der Meldung Profil und gibt Redaktionen einen persönlichen Ankerpunkt für ihre Berichterstattung.

Textstruktur einer Pressemitteilung: Der klassische Aufbau

Eine Pressemitteilung folgt einem klar definierten Aufbau, der sich am journalistischen Schreiben orientiert. Journalisten sind dieses Format gewohnt – wer davon abweicht, verliert sofort an Professionalität. In unserer Arbeit als PR-Agentur erleben wir immer wieder, dass gerade dieser Punkt über Erfolg oder Misserfolg einer Meldung entscheidet.

Schreibstil und Sprache: Wie formuliert man eine Presseinfo professionell?

Der Stil einer Pressemitteilung sollte sachlich, verständlich und präzise sein. Werbliche Formulierungen, Superlative und subjektive Bewertungen haben hier in der Regel nichts zu suchen. Eine gute Pressemitteilung liest sich wie ein journalistischer Artikel – nicht wie eine Anzeige.

Ein nützlicher Selbsttest: Wenn Sie einen Satz streichen können, ohne dass Information verloren geht – streichen Sie ihn. Kürze ist keine Schwäche, sondern ein Zeichen von Professionalität. Konkret bedeutet das: kurze, klare Sätze (maximal 20 Wörter), aktive statt passiver Formulierungen, belegbare Zahlen und Fakten statt allgemeiner Aussagen. Fachbegriffe nur dort, wo sie wirklich nötig sind bzw. wenn sie von der Zielgruppe verstanden werden.

Relevanz und Nachrichtenwert: Wann ist eine Pressemeldung interessant?

Nicht jede Unternehmensnachricht ist für Medien relevant. Journalisten erhalten täglich eine Vielzahl von Pressemitteilungen – nur jene mit echtem Nachrichtenwert schaffen es in die Redaktion und werden veröffentlicht. Die entscheidende Frage lautet: Was ist daran neu, bedeutsam oder für die Leserschaft interessant?

Unserer Erfahrung nach scheitern viele Pressemitteilungen nicht nur am Schreibstil, sondern auch daran, dass das Thema schlicht nicht relevant genug ist. Bevor Sie also mit dem Schreiben beginnen, stellen Sie sich die Frage: Würde ich das als Journalist meiner Zielmedien selbst lesen wollen? Wenn die Antwort nein ist, lohnt es sich, das Thema neu zu formulieren oder den Zeitpunkt der Meldung zu überdenken.

Auch das Layout einer Pressemitteilung folgt Konventionen. Redaktionen möchten Informationen schnell erfassen können – wer sich an etablierte Formate hält, signalisiert Professionalität.

Infografik: Pressemitteilung schreiben

Ein übersichtliches Layout erleichtert es Redaktionen, den Text schnell zu erfassen und Kernaussagen zu identifizieren. Was simpel klingt, macht in der Praxis einen großen Unterschied.

Korrekturlesen: Qualität vor Schnelligkeit

Bevor eine Pressemitteilung versendet wird, sollte sie gründlich überprüft werden. Dabei empfehlen sich folgende Schritte: Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung prüfen; alle Fakten, Zahlen und Zitate verifizieren; Überschrift und Lead kritisch hinterfragen; unnötige Wiederholungen streichen; und idealerweise einen zweiten Leser ohne Fachkenntnis einbeziehen. Eine sorgfältige Überarbeitung ist kein optionaler Schritt. Sie ist ein Zeichen von Respekt gegenüber den Medien – und die Grundlage für eine langfristig vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Redaktionen.

Veröffentlichung und Distribution: Die richtige Meldung, zur richtigen Zeit, an die richtigen Medien

Eine perfekte Pressemitteilung nützt nichts, wenn sie die falschen Empfänger erreicht. Die Distribution ist mindestens genauso wichtig wie das Schreiben selbst. Mögliche Kanäle sind der Direktversand an ausgewählte Journalisten, Verbreitungsdienste wie OTS oder pressetext, der Pressebereich der eigenen Website sowie professionelle PR-Verteiler und Social Media.

Wann ist eine Pressemitteilung wirklich erfolgreich?

Der offensichtlichste Erfolgsindikator ist eine Veröffentlichung in einem relevanten Zielmedium. Doch der Wert einer guten Pressemitteilung zeigt sich oft erst mit der Zeit: Journalisten speichern Informationen für spätere Recherchen, Redaktionen entwickeln ein Bild vom Unternehmen als verlässlicher Informationsquelle, und ein regelmäßiger Meldungsrhythmus baut langfristig Reputation auf.

Jonathan Klimke, CEO der PR-Agentur Hamburg Industrie-Contact (IC)

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